La productividad comienza en tu Bandeja de Entrada

[vc_row][vc_column][vc_single_image image=»1758″ img_size=»large» add_caption=»yes» alignment=»center» css_animation=»fadeInUp»][vc_column_text css_animation=»fadeInUp»]Perfecciona tu experiencia como un experto IT, mejora tu productividad laboral, aprende técnicas efectivas, consigue la excelencia en la gestión del tiempo y disfruta de tu vida personal, organizando la profesional. La productividad comienza en tu bandeja de entrada.

¿Te sientes perdido organizando la bandeja de entrada de tu correo? ¿Necesitas un sistema de organización personal? ¿No encuentras una aplicación para oganizar tu lista de tareas?

El secreto para aumentar la productividad laboral es encontrar la eficiencia en la gestión del tiempo

A diario nos vemos en la obligación de realizar el mayor número de tareas, aportando el máximo valor para nuestra empresa y en el menor tiempo posible.[/vc_column_text][vc_single_image image=»1750″ img_size=»large» add_caption=»yes» alignment=»center» style=»vc_box_shadow» onclick=»link_image» css_animation=»left-to-right»][vc_column_text css_animation=»fadeInUp»]¿Donde se encuentra la eficiencia en la gestión del tiempo? con este sencillo gráfico, podemos entender, cual es la relación que existe entre el tiempo que dedicamos a cualquier tarea y el valor que aporta en nuestro trabajo. Cada tarea conlleva su tiempo, pero si no le dedicamos el suficiente, estaremos trabajando a nivel «chapuza», si dedicamos demasiado tiempo buscando la perfección, llegará un punto en el que no compense seguir trabajando en él, por lo que debemos encontrar el punto de eficiencia, en el que alcancemos el máximo valor, en el menor tiempo posible.

Otro ejemplo  para entender mejor esta gráfica, sería la falta de «foco», si comenzamos a acumular tareas, nunca conseguiremos llegar al punto de ficiencia para lograr un trabajo bien hecho. Para ello debemos «enfocar» nuestra atención en una sola tarea, de tal modo  que dediquemos el tiempo suficiente en ella, hasta superar el nivel «chapuza»[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=»fadeInUp»]

Herramientas y aplicaciones para mejorar nuestra productividad

Existen infinidad de aplicaciones para mejorar la productividad, las más utilizadas por los usuarios, son las mal llamadas listas de tareas pendientes; si alguna vez las habéis utilizado, no me negaréis, siempre se convierten en la lista de cosas para no hacer… Según estadísticas de la startup iDoneThis, el 41% de las tareas anotadas en estas aplicaciones nunca se finalizan.

Mantener una lista de tareas pendientes puede ser tan complicado como completar todas las tareas.

Cuanto más larga sea tu lista, menos posibilidades tienes de completar todo lo que anotes.

A medida que el trabajo se vuelve cada vez más comunicativo, distribuido y complejo, la gente necesita cada vez más herramientas que ahorren tiempo en la gestión de tareas.

Empleados de consultoras IT y del inframundo outsourcing, a diario tenemos que lidiar con nuestro mayor enemigo… el tiempo. Aprender a gestionar nuestro tiempo es una tarea difícil de asimilar. Y más aún si intentas compaginar un trabajo por cuenta ajena y en nuestro tiempo libre, te dedicas a ofrecer soporte microinformático, y escribes en TICExperto.

Existen muchos sistemas para cultivar la estrategia del cerebro y fijar nuestras prioridades. Uno de ellos, para los adictos a la organización, es tan fácil como el abecedario; es el llamado Franklin Planner:

Qué es el método Franklin Planner

  • Elabora una lista con todo lo que tienes que hacer; redacta cada tarea conforme se te ocurra sin preocuparte por el orden ni la prioridad.
  • Califica cada tarea con una letra o marca. Por ejemplo una A para las tareas de alta prioridad. B para las que deben concluirse en menos de una semana y C a las que deben terminarse en un mes.
  • Categoriza cada una de las tareas asignándoles un número. Por ejemplo tu primera tarea del día será la A1, luego la A2 y así sucesivamente.
  • Por último, revisa tu lista todos los días y revalúa tus prioridades conforme sea necesario.
  • Haz una lista nueva cada semana.

Existen aplicaciones, como Wunderlist, Todolist,  Any.do, Asana, Toodledo, Omnifocus, Things, Trello, Slack, Clear, Checkvist, Due, TeuxDeux, etc. y estas son sólo algunas de las aplicaciones disponibles para nuestro teléfono móvil.

Seguramente ninguna de ellas resolverá nuestro problema con la productividad y la gestión del tiempo, o el problema de tener demasiado que hacer, muy poco tiempo para hacerlo, y una actitud incapaz dar prioridad a lo urgente e importante.

“demasiado que hacer, muy poco tiempo para hacerlo, y una actitud incapaz dar prioridad a lo urgente e importante”

Otra de las razones, es porque siempre termino por dejar cualquier aplicación de lado, por el simple hecho de tener que abrirla a diario en cientos de ocasiones. Hay algunas que disponen de widget de escritorio para añadir tareas, pero no cumplen todos los requisitos.

Esto explica por qué las fórmulas de antaño, como el método Franklin Planner en papel y lápiz, siguen siendo tan populares, pero totalmente incompatibles con la era digital.

Apuntar las cosas es más rápido, más fácil y eficaz desde el punto de vista cognitivo. Una lista de tareas debe ser rápida y lo suficientemente flexible como para seguir el ritmo de nuestras ideas y tareas a realizar.

A la hora de encontrar el mejor sistema de gestión del tiempo para mejorar nuestra productividad, tenemos que tener en cuenta cual es nuestro sistema de trabajo.[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=»fadeInUp»]

¿El gestor de correo es la herramienta que utilizas a diario?

Si es así, deberías saber que estás utilizando la mejor herramienta para mejorar la productividad y gestionar tu tiempo.

Ya sea Outlook, Thunderbird, Opera Mail e incluso nuestra bandeja de entrada de Gmail. Siguiendo un sencillo método conseguiremos organizarnos a diario (siempre y cuando el correo electrónico sea nuestra principal fuente de entrada de tareas que hacer) incluso si nuestro jefe disfruta de la mala costumbre de endosarnos tareas sin dejar rastro de ellas por escrito, aún estaríamos a tiempo de redactar un mail para nosotros mismos… posiblemente acabarás rogando a tus familiares que te envíen un correo electrónico para resolver sus dudas sobre Facebook o como renovar el antivirus gratuito que le instalaste.[/vc_column_text][vc_row_inner][vc_column_inner width=»2/3″][vc_column_text css_animation=»fadeInUp»]

La Productividad comienza en tu bandeja de entrada.

De qué nos vale utilizar nuestra bandeja de entrada como lista de tareas pendientes, si la convertimos en un cajón desastre, donde acumular tareas programadas del trabajo, junto con la lista de la compra… Necesitamos una metodología sencilla, unas pautas de archivo y priorización, en definitiva, una Performance Management para convertir nuestra bandeja de entrada en la herramienta definitiva para mejorar nuestra productividad mediante la gestión del tiempo.

Organizar nuestra bandeja de entrada

Procesar cientos de email diarios, puede hacernos perder mucho tiempo. Para ello existen varias metodologías como el Getting Things Done, que nos pueden ayudar. El objetivo es sacar de nuestra mente (bandeja de entrada) todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento y almacenarlo adecuadamente para luego procesar.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=»1/3″][vc_single_image image=»1755″ img_size=»full» style=»vc_box_shadow» css_animation=»rollIn»][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_column_text]

¿Qué es el Getting Things Done?

Es un sistema de gestión de tareas, ideado por David Allen y está basado en el principio de liberar nuestra mente de las tareas pendientes, guardándolas o categorizándolas en un lugar o una forma específica.

El método GTD, no se centra en establecer prioridades como el Franklin Planner. En cambio, insta en la creación de “cubos” o contenedores ya sea por medio de categorías o listas de tareas específicas para cada tipo de tarea. En definitiva, organiza nuestro tiempo segmentando nuestras tareas.

Este método ofrece unas pautas de organización y puede ser adaptado a nuestras necesidades en la bandeja de entrada. Para ello tenemos que comenzar creando los cubos o contenedores. Gestores de correo como Gmail trabajan por categorías con colores y pueden ayudarnos en la labor.

Ejemplos de contenedores recomendados por GTD:

  • Carpetas de Acciones Próximas: Todo correo que requiera de tu atención y necesite ser realizado para avanzar en la consecución de algún proyecto. Preferiblemente estos contenedores se nombraran por el contexto en el que se realizarán; “Para casa”, “Para la Oficina”, “Para la tienda X”
    • Por ejemplo, recibes un correo de tu jefe “Redactar informe de servicio” la acción más próxima que desencadene podría ser, “Escribir a X para concretar reunión”, o “Llamar a X para preguntar los requisitos del informe”; podríamos reenviarnos un correo con cada una de las tareas que conlleve. Posteriormente solo tenemos que colocarlo/categorizarlo en la carpeta de Acciones Próximas adecuada.
  • Carpetas por Proyectos: Toda tarea o hito que requiera más de una acción para ser completada, se considera “proyecto”. Todo proyecto debería tener una próxima acción asociada a él.
  • En espera: Asignaremos a esta carpeta, cualquier tarea que dependa de terceros o haya sido delegada y estés a la espera de su resolución.
  • Algún día / Quizá / No urgente: Todos tenemos cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible o no son tareas urgentes.

El calendario siempre es nuestro aliado, pero nunca debe ser utilizado como lista de tareas pendientes, solo enviaremos a calendario las acciones próximas que requieran ser realizadas en un plazo específico, como reuniones, citas, visitas, etc.

La bandeja de entrada es tu lugar de trabajo, siempre despejado de distracciones.

Cualquier lista de tareas o recordatorio, será completamente inútil si no las revisamos diariamente. Esta será una tarea sencilla si llevamos nuestro teléfono móvil con nuestras cuentas de correo. Recuerda que tu objetivo es vaciar tu bandeja de entrada y clasificar todos los correos en las carpetas o categorías que hayas creado.

De esta forma tendrás una vista despejada de tu bandeja de entrada, al igual que debemos tener despejado nuestra mesa de trabajo, centrarás tu atención en lo importante.

Cuanto más consigas simplificar tu sistema de organización, más dispuestos estaremos a olvidar la dejadez y la saturación de nuestra mente.

Antes de gestionar nuestra bandeja de entrada con el método GTD debemos seguir algunos consejos:

  • El spam es tu enemigo; configura los filtros de spam, nunca elimines un correo de spam sin antes añadir el remitente a tu lista de bloqueados. Si es necesario agrega el dominio.
  • Categoriza tus cuentas de correo; no utilices tus cuentas de correo personal, profesional o de cualquier proyecto para suscripciones de blogs, recepción de ofertas, registro de aplicaciones, etc.
  • Crea cuentas fantasma; un buen método es crear diferentes cuentas para utilizarlas en listas de correo, publicidad, suscripciones a blogs, etc.

Método para gestionar bandeja de entrada con GTD

  • Recopilar: Despeja tu mente y delega en tu bandeja de entrada, redacta todos los email que necesites con las tareas a realizar. Pueden ser escuetos o simplemente una breve descripción en el asunto que nos haga recordar nuestro propósito. ¿Una llamada inoportuna?
  • Organizar: Encuentra momentos del día para dedicarte a la organización de tu bandeja de entrada. Cualquier tiempo muerto puede ser utilizado para esta sencilla tarea. Clasifica tu bandeja de entrada y organiza los email en los “contenedores” que hayas creado previamente.
  • Procesar: A la hora de procesar contenedores o carpetas, es necesario que liberes tu mente, planifica a diario un número de horas determinado para realizar esta tarea. Es hora de procesar cada uno de los contenedores siguiendo estas pautas:
    • Empieza por el principio; en tu bandeja de entrada y en cada contenedor, comienza gestionando el email más antiguo.
    • No gestiones más de una tarea a la vez; si es necesario crea categorías de proyecto.
    • Nunca devuelvas los email a tu bandeja de entrada
    • Si una tarea requiere de una acción para ser finalizada:
      • Si conlleva menos de dos minutos… Hazlo!!
      • Si no es tu tarea… Delega
      • Posponlo
    • Si un email no requiere una acción:
      • Archívalo en los contenedores de referencia.
      • Elimínalo si no es procedente.
      • Déjalo en un contenedor de “cuarentena” si no puede llevarlo a cabo en ese momento
  • Revisar: Los contenedores, listas de tareas o recordatorios serán completamente inútiles si no se revisan a diario. Dependiendo del momento del día, del lugar de trabajo, los medios disponibles. Debemos escoger el contenedor oportuno para procesar. Si tu problema es la dejadez, terminarás haciendo las tareas fáciles o las que conlleven poco tiempo dejando las más laboriosas o dificles. Una buena solución es procesar en orden cronológico y no comenzar ninguna otra tarea hasta no finalizar las más antiguas.
  • Hacer: Los sistemas de organización no serán efectivo si conllevan demasiado tiempo mantenerlos. Simplificando nuestro sistema dejaremos de lado la dejadez y la saturación. Por lo que deberíamos invertir todo el tiempo necesario en planificar un sistema de organización, al final el tiempo libre nos lo agradecerá con creces.

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33 comentarios en «La productividad comienza en tu Bandeja de Entrada»

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